Jak powinna wyglądać sala podczas Twojej konferencji?

Coraz częściej zauważalnym trendem wśród polskich przedsiębiorców i szkoleniowców jest organizowanie konferencji biznesowych w obiektach hotelowych. To właśnie w nich tworzone są piękne i funkcjonalne sale konferencyjne, które potrafią pomieścić nawet setki gości! W jaki sposób powinna jednak zostać zoptymalizowana taka sala przed naszym wydarzeniem?

Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć wraz z partnerem Hotelem Nadmorskim, który specjalizuje się w wynajmie sal konferencyjnych w Gdyni. Zaczynajmy!

Kiedy rezerwujemy hotel na konferencję, musimy pamiętać o tym, żeby ustalić z menadżerem wszystkie najważniejsze szczegóły – takie jak wyposażenie sali, jej wielkość, ilość miejsc, rodzaj ustawienia krzeseł i stolików, czy tez wystrój. Należy pamiętać, że dziś hotele potrafią przygotować niemalże każdą salę dopasowaną do naszych potrzeb. Skupmy się jednak na dwóch najważniejszych aspektach, jakie musimy poruszyć podczas spotkania z menadżerem.

Ilość Gości – jak dobrać metraż pomieszczenia?

Na wielkość sali, którą zarezerwujemy, będzie miała wpływ przede wszystkim ilość zaproszonych przez nas Gości. Okazuje się, że istnieją pewne założenia optymalizacyjne, które mogą ułatwić nam dobór odpowiedniego pomieszczenia. Hotele chętnie z nich korzystają, by jak najwydajniej wykorzystać dostępną przestrzeń.

W ten sposób możemy wyróżnić kilka wyznaczników. Jeśli Twoja konferencja liczyć będzie od 18 do 25 osób – 40 metrów kwadratowych powinno w zupełności wystarczyć. Jeśli na wydarzenie przybędzie 25-40 osób, konieczne będzie wynajęcie sali o powierzchni 60 metrów. Może się jednak zdarzyć, że uda nam się zaprosić większą ilość osób. W sytuacji, kiedy naszych uczestników będzie ponad 100 – musimy poważnie myśleć o salach o wielkości rzędu 100-130 metrów kwadratowych.

Jakie ustawienie stolików i krzeseł?

Wydarzenia organizowane w hotelach mają to do siebie, że mogą przyjąć dosłownie każda formę – od klasycznych konferencji biznesowych, przez eventy i szkolenia, aż po ekskluzywne bankiety czy gale rozdania nagród. Nasz hotelowy doradca pomoże nam dobrać idealną konfigurację, która sprawdzi się podczas wydarzenia, które planujemy zorganizować.

Warto wiedzieć, że w dzisiejszych czasach hotele nie ograniczają się do posiadania jednego modelu sali. W najlepszych obiektach możemy liczyć na obecność sali bankietowych, szkoleniowych, konferencyjnych, kabaretowych, szkolnych, a nawet teatralnych!