Czym jest harmonogram projektu i jak go napisać?

Harmonogram projektu to zbiór planu, kalendarza i organizera, pozwalający rozdzielić między pracowników konkretne czynności, a także rozliczyć ich z wykonania ich w odpowiednim czasie. Bardzo ułatwia pracę zarówno menadżera projektu, jak i jego uczestników, upraszczając komunikację między poszczególnymi częściami zespołu.

Narzędzie to jest bardzo przydatne w obserwacji, jak radzą sobie poszczególni członkowie drużyny projektowej. Praktycznie do zera ogranicza wszelkie nieścisłości związane z terminami i zadaniami – do odpowiednich osób przypisane są konkretne zadania z naciskiem na czas ich wykonania. Taki harmonogram nie jest ciężki w przygotowaniu – należy tylko pamiętać o stosowaniu się do czterech ogólnych zasad, które są uniwersalne przy tworzeniu takich planów.

Zasada pierwsza – wybierz odpowiednią metodę

Podstawą budowy każdego harmonogramu projektu, jest dobranie odpowiedniej metody. Wyróżnia się głównie dwie – diagram Gantta i Earned Value (EVT). Kierując się wyborem sposobu kreacji planu, należy pamiętać o tym, aby był on jak najbardziej przejrzysty, ale i o tym, aby miał on jak najwięcej przydatnych funkcji.

Diagram Gantta to, obok EVT, najpopularniejszy system tworzenia harmonogramu projektu. Charakteryzuje się przejrzystością i klarownością rozplanowanych zadań, między poszczególnych członków zespołu, a także w jasnym określeniu czasu na ich realizację. Pozwala też dać jasne instrukcje do wykonania poszczególnych etapów projektu. Jest także bardzo dobrym narzędziem dla menadżerów projektu, pozwalając im na kontrolowanie w czasie zamykania poszczególnych części koncepcji.

EVT, tłumaczone często jako „technika wartości zrealizowanej” wykorzystuje się do planowania i realizacji projektów w dwóch wymiarach: ekonomicznym oraz czasowym (harmonogramowym). Pierwszy skupia się na ocenie wyników prac projektowych w odniesieniu do stopnia wykonania i zaawansowania prac w projekcie. Drugi wymiar zajmuje się badaniem i kontrolą czasu realizacji terminów końcowych dla poszczególnych etapów w projekcie.

Zasada Druga – zbierz informacje i podziel projekt na etapy

Bez względu na to, na jaką metodę padnie wybór, kolejnym etapem tworzenia harmonogramu projektu jest zebranie kilku bardzo istotnych informacji, czyli: ustalenie dostępnych zasobów ludzkich, technologicznych i finansowych oraz lista zadań, osób do nich przypisanych i terminów zakończenia prac nad poszczególnymi etapami projektu.

Cały plan realizacji koncepcji dzieli się zazwyczaj na większe cele, składające się w całość. Dla wygody i odpowiedniego rozłożenia prac nad projektem warto, podzielić te większe cele, na mniejsze etapy, tak, aby mieć nieco więcej kontroli nad tym, w jakim tempie realizowane są duże części konceptu.

Zasada Trzecia – określ finałowy termin zakończenia projektu

Jest to konieczny etap, ponieważ realizacja koncepcji musi zazwyczaj zamknąć się w określonych ramach czasowych. Bez ostatecznego terminu zakończenia prac, wszystkie podziały projektu na mniejsze etapy są właściwie bez sensu, działając też demotywująco na pracowników – jaką mają mieć motywację, nie wiedząc, kiedy zakończą projekt? Brak konkretnych ram, w których należy zamknąć realizację projektu, prowadzi do mniejszej wydajności zespołu – nie mając wizji końca, nie dają z siebie tyle, ile by mogli, mając blisko przed oczami wizję „deadline’u”.

Więcej informacji znajdziecie na www.leadership-center.pl/blog/harmonogram/