Świat online przez zaledwie nieco ponad 20 lat istnienia zdążył wytworzyć coś w rodzaju alternatywnej rzeczywistości. Dzisiaj w zasadzie wszystko dzieje się w świecie Internetu. To tam ludzie robią zakupy, pracują, szukają rozrywki i załatwiają formalności natury prawnej. Rozwój cyfryzacji wymógł konieczność zaimplementowania technologii, które będą strzegły prywatności użytkowników i które zagwarantują im bezpieczeństwo. Do tego grona zalicza się podpis elektroniczny już teraz okrzyknięty “podpisem przyszłości”. Dlaczego warto w to rozwiązanie zainwestować i czy tak naprawdę trzeba wykładać pieniądze na stół?
Co to jest podpis elektroniczny?
Zacznijmy od początku. Podpis elektroniczny to prawnie wiążący podpis, który ma za zadanie potwierdzić tożsamość sygnatariusza i pomóc mu szybko i skutecznie załatwić wszelkie formalności online. W rezultacie, wykorzystanie podpisu elektronicznego znacząco przyspiesza wszelkie procedury, optymalizuje działania małych i średnich przedsiębiorstw, wpływa na na zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy, a także daje użytkownikowi ogromny komfort. Z tego rozwiązania korzysta coraz więcej firm w całej Europie oraz w Polsce.
Podpis elektroniczny pozwala pracodawcy sprawniej zarządzać dokumentacją firmową. Co więcej, większość dokumentacji może przejść w tryb online, co znacząco obniża wykorzystanie papieru i tym samym redukuje niepotrzebne koszta. Sprawy urzędowe, formalne czy prawne od teraz można procedować w zaledwie kilka minut. Tutaj jednak pada najczęściej zadawane pytanie: Czy ten podpis ma moc prawną? Tak, ma! W zasadzie można go porównać do podpisu skanowanego, choć ma znacznie więcej zalet. Mowa tutaj przede wszystkim o fakcie, że jest lepiej zabezpieczony. W efekcie, tego podpisu po prostu nie da się skopiować. To wszystko sprawia, że jest on coraz chętniej wykorzystywany przez firmy oraz osoby indywidualne.
Należy również zaznaczyć że podpis skanowany jest w rozumieniu prawa dowodowego jedynie obrazkiem, który może zostać zmodyfikowany i podrobiony poprzez naniesienie zdjęcia podpisu na dokument.
Zanim jednak zdecydujemy się na inwestycję w taki podpis, należy zwrócić uwagę na właściwy wybór usługodawcy. Liderem w tym segmencie rynku jest Yousign – firma, której zaufały dziesiątki tysięcy klientów.
Yousign – podpis elektroniczny, gdzie liczy się jakość
Wybór odpowiedniego usługodawcy w zakresie podpisu elektronicznego nie powinien pozostawiać złudzeń. Yousign to firma z siedzibą we Francji, która od wielu lat oferuje podpisy elektroniczne. Ich usługi są zgodne ze wszystkimi zasadami eiDAS oraz RODO na terenie całej Unii Europejskiej. Takie zabiegi świadczą o tym, jak poważnie Yousign podchodzi do swoich klientów i jak wysokiej jakości produkt im oferuje. Zresztą, o zadowoleniu użytkowników świadczą dziesiątki tysięcy pozytywnych opinii. Do tego grona dołącza ponad 500 osób miesięcznie!
Dynamiczny rozwój firmy pozwala jej wchodzić na kolejne rynki, w tym na rynek Polski. Yousign nieustannie inwestuje w swoje działania, czego efektem jest platforma przystosowana do generowania podpisów i łatwiej obsługi przez każdego klienta. Mówimy tutaj o kwotach inwestycyjnych rzędu 30 milionów euro! Na platformie można założyć bezpłatne konto, a darmowy podpis elektroniczny przetestować w wersji próbnej.
Podpis elektroniczny jako swoisty podpis przyszłości to szereg korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika i każdej osoby indywidualnej. Nie ma wątpliwości, co do tego, że za jakiś czas ta technologia wpłynie diametralnie na rozwój cyfrowego świata. W zasadzie, dzieje się to na naszych oczach.
Platforma Yousign – co można tutaj dostać?
Na platformie Yousign każdy klient może dołączyć do grona zadowolonych użytkowników, wykorzystujących podpisy elektroniczne. Co sprawia, że to rozwiązanie jest aż tak wartościowe? Przede wszystkim fakt, że Yousing doskonale zabezpiecza podpisy – nie ma mowy o ich skopiowaniu. Sam proces uwierzytelniania jest na tyle skomplikowany i rozbudowany, że finalnie gwarantuje pełne bezpieczeństwo. W skład uwierzytelniania wchodzi m.in. protokół zgody, kod SMS, rejestrowanie IP oraz imienia i nazwiska sygnatariusza, adres e-mail i dokładny czas, kiedy dany dokument został podpisany. Yousign może archiwizować podpisy nawet do 10 lat!
Na uwagę zasługuje również sam interfejs platformy. Można z niej bowiem korzystać z poziomu każdej przeglądarki oraz urządzenia mobilnego. Strona jest responsywna i przygotowana na mobilnych użytkowników. Co więcej, dzięki API można połączyć swoje wewnętrzne narzędzia firmowe, jak CRM lub ERP. Interfejs jest banalny i niezwykle czytelny przy zachowaniu zaawansowanej personalizacji.
Taka przejrzystość platformy sprawia, że każdy użytkownik błyskawicznie się tutaj odnajdzie. W razie jakichkolwiek problemów, obsługa platformy służy pomocą na każdym etapie wdrażania procedury związanej z podpisem. Celem Yousign było stworzenie platformy z przemyślanym UI i UX, czyli prostej i przyjaznej klientowi. Cel ten udało się osiągnąć, bo aż 93% klientów sądzi, że platforma jest łatwa w użyciu.
Oczywiście, nie każdy chce od razu inwestować swoje środki w zakup nie przetestowanego produktu. Yousign wychodzi naprzeciw swoim klientom i dlatego udostępniania bezpłatną wersję próbną. Mowa o 14 dniach, które są w zupełności wystarczające, aby upewnić się, co do tego, że z Yousign po prostu warto korzystać. Dla zupełnie nowych użytkowników przygotowano nawet 30-minutową bezpłatną prezentację, która przybliża działanie podpisu elektronicznego. Interfejs jest śledzony w czasie rzeczywistym. Platforma udostępnia szablony próśb o podpis, a ponadto wysyła użytkownikowi automatyczne przypomnienia.
Yousign – korzyści, na które trzeba zwrócić uwagę
Przejdźmy do rzeczy kluczowej, czyli korzyści, jakie płyną ze stosowania podpisu elektronicznego. Przede wszystkim, klient oszczędza mnóstwo czasu oraz pieniędzy. Nie musi już bowiem martwić się o przenoszenie dokumentów z miejsca A do punktu B, a następnie podpisywania i odsyłania. Takie procedury ciągną się często dniami, a dodatkowo trzeba w taką pracę zaangażować szereg innych osób. Możemy więc mówić, że podpis elektroniczny to gwarancja lepszej optymalizacji biznesu, a do tego redukcja kosztów związanych z pracą pracownika.
Co więcej, wspomniana redukcja kosztów opiera się również na mniejszym wykorzystaniu tradycyjnego papieru. Odtąd wszystkie dokumenty będą mogły być podpisywane drogą online, co gwarantuje pełen komfort pracy dla wszystkich zainteresowanych stron. Warto tutaj odnotować, że aż 70% dokumentów na platformie Yousign jest podpisywanych zaledwie w ciągu godziny!
To jednak nie wszystko. Tak podpisane dokumenty mają moc prawną. Umowy są więc nie tylko bezpieczne, ale również wiążące. Podpis elektroniczny jest znacznie bezpieczniejszy od podpisu skanowanego. Poza tym, w papierologii często zdarzają się błędy wynikające z ludzkiej pomyłki. To z kolei generuje kolejne koszta i czas potrzebny na weryfikację sytuacji. W przypadku Yousign wszystko jest na tyle intuicyjne, że ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego spada do absolutnego minimum.
Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą z powodzeniem podpinać pod platformę swoje narzędzia wewnętrzne. Mowa o CRM lub ERP – taki proces jeszcze bardziej zoptymalizuje działania firmowe i pozwoli na lepszą komunikację pomiędzy pracownikami a klientami. Stworzenie wniosku zajmuje około 3 minut, a podpisane dokumenty powracają zaledwie w ciągu godziny przy pełnej zgodności z RODO, eIDAS i wymogami dotyczącymi cyberbezpieczeństwa.
Podpisy elektroniczne są coraz powszechniejsze
Podsumowując, Yousign to wybór sprawdzony i polecany przez ponad 10 000 klientów z całej Europy! Mowa o takich firmach jak: JOBTECH, Roland Berger czy Allianz. Wdrożenie podpisu elektronicznego może zwiększyć przychody firmy poprzez na przykład szybszą sprzedaż produktów. Podniesie to również jakość procesów rekrutacyjnych, zredukuje pracę działów obsługi oraz programistów. Całość przełoży się na zdecydowanie lepsze wyniki finansowe i lepszą optymalizację biznesu na zewnątrz i wewnątrz firmy.
Współczesny świat Internetu nie pozostawia złudzeń – podpisy elektroniczne wkrótce staną się dominującą formą podpisu na całym świecie. Za ich stosowaniem przemawia uniwersalność, skuteczność, oszczędność czasu i bezpieczeństwo. Dlatego warto je wdrożyć w swoich codziennych działaniach już teraz.
Z podpisów elektronicznych korzysta wiele firm usługowych w Polsce, choć nie tylko – podpis elektroniczny jest już wykorzystywany na przykład podczas składania deklaracji podatkowych czy deklaracji ZUS. Coraz więcej przedsiębiorstw podpisuje w ten sposób umowy, a także faktury czy oferty na przetargach. W niedalekiej przyszłości podpisy elektroniczne będą już powszechnie używane we wszystkich segmentach rynku, a klasyczna papierologia odejdzie daleko w niepamięć.