Niezależnie od tego jak duża jest nasza firma, obieg dokumentów to podstawa sprawnego jej funkcjonowania. Od tego jak dokumenty są przekazywane wewnątrz firmy zależy sprawność podejmowania decyzji jak i codziennego funkcjonowania. Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) to narzędzie, które znacząco pomaga w procesie zarządzania dokumentami.
Co to jest EOD?
EOD, czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów to najprościej mówiąc system, dzięki któremu dokumenty wewnątrz naszej firmy przekazywane są w formie elektronicznej pomiędzy zarówno pracownikami jak i odpowiednimi działami. Taki system pozwala na szybie przekazywanie dokumentów, które są dostępne do wglądu przez cały czas i nie wymagają przygotowywania papierowych kopii dokumentów kiedy ktoś w firmie potrzebuje czegoś. Wszystkie procesy obsługi dokumentów ulegają uproszczeniu i przyśpieszeniu dzięki temu. Mniejsza ilość papierowych dokumentów zmniejsza koszty (nie trzeba magazynować tak wielu dokumentów w fizycznej formie) oraz wpływa na ekologię (mniej makulatury).
Jak działa EOD?
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów EOD i czy warto go teraz wdrożyć? System elektronicznego obiegu dokumentów działa w prosty sposób. Gdy dokument trafia do firmy od zewnętrznego kontrahenta (np. faktury, zamówienia, zlecenia itp.) albo powstaje wewnątrz firmy (wnioski urlopowe, grafiki dokumenty będące częścią projektów itp.) jest on wprowadzany do systemu (albo coraz częściej jest po prostu tworzony w systemie, zwłaszcza w przypadku dokumentów wewnętrznych) i przechodzi do kolejnych osób i działów decyzyjnych w wersji elektronicznej.
Dzięki temu nie ma potrzeby przekazywania dokumentów fizycznie między pracownikami, co znacząco skraca czas podejmowania decyzji. Dobrze widać to na przykładzie wniosków urlopowych. Po jego stworzeniu w systemie przez pracownika, trafia on w wersji elektronicznej do przełożonego, a ten akceptując go, automatycznie wysyła go do kadr. Dodatkowo informacja o urlopie może być przekazana innym pracownikom w odpowiednim momencie i z wyprzedzeniem. Ważne jest, aby zarówno wnioski urlopowe jak i grafiki pracy miały ujednoliconą i czytelną formę. Przykładowy, darmowy wzór grafiku pracy znajdziecie pod tym linkiem: www.inewi.pl/Grafik-Pracy-Darmowy-Wzor-Excel
Kolejnym dobrym przykładem są faktury od zewnętrznych kontrahentów. Gdy trafiają one w ramach EOD do systemu, po wprowadzeniu np. towarów znajdujących się na fakturze na stan magazynu, dokument automatycznie trafia do księgowości i wprowadzany jest do programów księgowych.
Przykładów działania elektronicznego obiegu dokumentów może być więcej. Praktycznie wszystkie dokumenty zakupowe, kadrowe, księgowe jak i dokumenty będące częścią projektów mogą być przekazywane w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Sposób działania takiego systemu zależy w całości od potrzeb firmy i pracowników oraz przyjętych procedur podejmowania decyzji.
Jak przygotować się na wdrożenie EOD?
Aby wprowadzić w swojej firmie system elektronicznego obiegu dokumentów nie wystarczy zakup odpowiedniego programu. Trzeba przede wszystkim dokładnie przeanalizować strukturę firmy, aktualny obieg dokumentów oraz jakie dokumenty w ogóle są przekazywane wewnątrz firmy. Następnie należy tę ścieżkę obiegu dokumentów i hierarchii organizacji przenieść do systemu EOD. Chociaż można to zrobić samemu, lepiej zaufać specjalistom, którzy przygotują system pod nasze wymagania.
Wdrożeniu systemu EOD towarzyszyć mogą również zmiany w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa, ponieważ elektroniczny obieg dokumentów otwiera nowe możliwości prowadzenia biznesu. Weryfikując struktury firmy i przygotowując się do jego wdrożenia możemy znaleźć wcześniej nie zauważane zbędne procedury, lub zbyt skomplikowany sposób podejmowania decyzji.
Jeśli jeszcze nie jesteście przekonani do zalet takiego systemu, sprawdźcie Elektroniczny obieg dokumentów na Inewi.pl. Firma ta oferuje rozwiązania EOD dostosowane do potrzeb różnych biznesów. Są to zarówno rozwiązania dotyczącego wewnętrznego obiegu dokumentów jak i obsługi dokumentów zewnętrznych, trafiających do firmy.