Jako redakcja regularnie otrzymujemy informacje prasowe od różnych firm, agencji czy też z innych źródeł. Niestety tylko niewielka część z tych wiadomości przekłada się na wartościowe informacje do publikacji. Powodem nie jest zła tematyka przesyłanych wiadomości, ale forma ich przygotowania. Postanowiliśmy więc podzielić się kilkoma naszymi sugestiami jak przygotować dobrą informację prasową dla redakcji.
Niezależnie od tego czy pracujecie w dziale PR-u, czy zatrudnia was agencja reklamowa lub PR, czy też jesteście odpowiedzialni za przekazanie mediom informacji o działaniach firmy lub organizacji, to to jak przygotujecie informację prasową ma olbrzymi wpływ na to co zrobi z nią redakcja. Często wiele godzin pracy może odbić się od ściany, ponieważ przygotowany materiał po prostu nie przykuje uwagi redaktora, albo zabraknie jakiegoś jednego drobnego elementu.
Poniżej znajdziecie kilka sugestii z naszej strony, jako redaktorów, jak przygotować dobre informacje prasowe, które nie tylko zainteresują odbiorców, ale również zachęcą redakcję do podzielenia się materiałem (bez potrzeby kupowania artykułów sponsorowanych).
- Nadaj odpowiedni tytuł wysyłanej wiadomości – obecnie informacje prasowe praktycznie zawsze wysyłane są drogą mailową. Odpowiedni tytuł ma olbrzymie znaczenie i jest pierwszym elementem, który wpływa na to czy redaktor zapozna się z treścią wiadomości czy nie. Tytuł maila należy potraktować jak tytuł artykułu. Musi być krótki, zwięzły i koniecznie musi zawierać informację czego dotyczy informacja. Tytuł w postaci „Informacja prasowa” praktycznie natychmiast trafi do kosza. Tytuł „Najnowszy samochód elektryczny rozpoczyna próby” będzie wyglądał znacznie lepiej i już na wstępie da odpowiedź na pytanie czy tematyka pasuje redaktorowi czy nie.
- Nie tylko tekst – największym błędem wiadomości prasowych wysyłanych do redakcji jest ograniczanie treści do pliku doc/pdf z litym tekstem, bez zdjęć czy też innych dodatkowych informacji. Publikując informację prasową trzeba ją zilustrować. Tylko aby to zrobić, trzeba mieć czym ją zilustrować. Jeśli informacja dotyczy czegoś nowego, w sieci nie znajdzie się zdjęć, które można wykorzystać do publikacji. Warto więc dodać do wiadomości chociaż jedno zdjęcie w w miarę dobrej rozdzielczości, a jeśli materiałów jest więcej, to link do ich pobrania. Oszczędzi to czas redaktorowi, który zamiast wysyłać maile z prośbą o materiały, otrzyma je od ręki.
- Rozdziel treść maila od wiadomości prasowej – w treści maila nie warto dodawać tego samego tekstu, który znajduje się w treści wiadomości prasowej. Zamiast tego lepiej w mailu dodać krótkie streszczenie i wypunktowane najważniejsze informacje. Redaktor będzie mógł szybko sprawdzić o co chodzi, dzięki czemu szybciej będzie mógł podjąć decyzję co i jak opublikować – lub jak przygotować od podstaw tekst redakcyjny. Co istotne w ten sposób możecie zaznaczyć te elementy przesyłanej informacji, które najbardziej chcielibyście, aby znalazły się w publikacji.
- Przygotuj się na kontakt z redaktorem – wysłanie wiadomości do redakcji to dopiero początek pracy. Niezależnie od tego jak bardzo przyłożycie się do materiału, redaktor może mieć jakieś pytania albo prośby. Musicie być gotowi odpowiedzieć na nie jak najszybciej. Jeśli będziecie zwlekać, to redaktor może nawet odpuścić sobie publikowanie materiału – albo po prostu o nim zapomni.
- Nie próbuj oszukać redaktora – praktycznie każdy redaktor wyczuje, kiedy przesyłana wiadomość jest tak naprawdę zakamuflowanym tekstem marketingowym. Jeśli dodacie do tekstu zbyt dużo linków, sztucznie dodanych nazw firmy itp., redaktor w najlepszym przypadku wyśle odpowiedź z ceną publikacji artykułu sponsorowanego, a w najgorszym wyrzuci do kosza nawet ciekawy tekst. Nikt nie ma czasu przerabiać tekstu marketingowego na redakcyjny – a już tym bardziej za darmo.
Jednym słowem im więcej dacie redakcji na tacy, tym większe prawdopodobieństwo, że wiadomość zostanie opublikowana. Najważniejsze jest jednak utrzymanie płynności kontaktu. Nie ma nic gorszego niż wysłać informację prasową i zerwać kontakt – co często robią przedstawiciele agencji, którzy wyrabiają „target„.
Warto pamiętać, że odpowiednie przygotowanie informacji prasowej nie tylko zwiększy szansę, że zostanie ona opublikowana, ale również otworzy drogę do dalszej współpracy.
