Niejednokrotnie pracodawcy rozważają, czy możliwe jest rejestrowanie czasów połączeń i numerów telefonów połączeń wychodzących wykonywanych przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Sprawdź, czy wdrożenie monitoringu telefonicznego jest dopuszczalne w świetle znowelizowanych przepisów
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy jakimi są telefony służbowe, pracodawca może wprowadzić kontrolę w zakresie o którym mowa w pytaniu. Pozwalają na to przepisy kodeksu pracy. W takim przypadku obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie w zakładowych przepisach celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu służbowych telefonów komórkowych.
Nie tylko monitoring wizyjny
Pracodawca jako organizator procesu pracy oraz strona stosunku pracy ponosząca ryzyko prowadzonej działalności ma prawo kontrolować fakt wywiązywania się przez pracowników ze swoich obowiązków. Kodeks pracy daje podstawy prawne do wprowadzenia zarówno monitoringu wizyjnego, zwanego często wideo-nadzorem, przy pomocy kamer przemysłowych. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna prawnie forma kontroli pracowników. Kodeks pracy dopuszcza bowiem wyraźnie kontrolę służbowej poczty elektronicznej jak również „inne formy monitoringu”. Zastosowany monitoring służbowych telefonów komórkowych wpisuje się właśnie w pojęcie nieuregulowanych bezpośrednio form monitoringu pracowniczego.
→ Przeczytaj także: Monitorowanie rozmów telefonicznych pracowników – dowiedz się, jak je wprowadzić
Konieczne uzasadnienie wprowadzenia monitoringu
Wprowadzenie monitoringu telefonów musi mieć jednak uzasadnienie. Będzie on legalny, gdy pracodawca wykaże, że jest on niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi telefonów – zgodnie z przeznaczeniem i przyjętymi zasadami zakładowymi. Pracodawca chcąc wprowadzić monitoring służbowych telefonów komórkowych musi mieć również na względzie opracowanie przed jego uruchomieniem stosownych procedur zakładowych.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Obowiązki o charakterze informacyjnym
Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu – nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Tym samym za niedopuszczalną sytuację należy uznać uruchomienie monitoringu telefonów służbowych bez wiedzy pracowników – którzy dowiedzieliby się o stosowaniu monitoringu „przy okazji”.
Reasumując …
… monitoring połączeń służbowych telefonów komórkowych wydaje się być na gruncie obowiązujących przepisów kodeksu pracy rozwiązaniem dopuszczalnym. Pracodawca musi jednak uzasadnić wprowadzenie takiej formy monitoringu w zakładowych źródłach prawa pracy oraz poinformować o zamiarze jego wprowadzenia pracowników.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U z 2018 r. poz. 917) – art 223 .
Sebastian Kryczka
ekspert portalu PoradyODO.pl