Zoptymalizuj swoją firmę dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Odpowiedzialność za firmę zawsze spada na jej głównego właściciela, nawet jeśli po drodze w drabince kierowniczej są jeszcze stanowiska licznych kierowników, prezesów i członków zarządu. Aby maksymalnie ujednolicić procesy zarządzania firmą, wprowadza się do niej różne działania optymalizacyjne, zarówno na odgórnym, jak i oddolnym poziomie. Takim działaniem może być na przykład optymalizacja procesów związanych z dokumentami, ich obiegiem, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem nimi.

Kompleksowa obsługa dokumentacji

W dużym skrócie taki proces optymalizacyjny polega na wdrożeniu w działalność firmy na przykład elektronicznych faktur, elektronicznych archiwów, baz danych czy też wewnętrznych systemów komunikacji. Wszystkie te rozwiązania mają poprawić nie tylko jakość świadczonych usług, ale również efektywność samych pracowników i bezpośrednio wpływać na lepsze działanie firmy na rynku. Optymalizacja obiegu dokumentów jest w tym segmencie działalności każdej firmy wręcz priorytetowa: łączy w sobie bowiem wszystkie powyższe elementy.

Pracownicy mają jednocześnie dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, ale również:

• mogą tworzyć nowe i wprowadzać je do systemu
• mogą tworzyć nowe projekty (grupy dokumentów) i je modyfikować
• zwiększa się poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych
• wprowadzona jest szybsza i bezpośrednia komunikacja między oddziałami firmy
• umożliwia się kompleksowe zarządzanie dokumentami
• panuje większa kontrola nad wprowadzanymi i zebranymi wcześniej danymi

Każdy typ dokumentu

Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem elastycznym, funkcjonalnym i łatwo dopasowującym się do potrzeb danej firmy. Na sieciowym dysku przechowywane mogą być więc przeróżne dane; najczęściej są to faktury, rachunki oraz umowy zawarte z klientami, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby archiwizować w wersji cyfrowej również inne typy dokumentacji.

Firmy używają elektronicznego obiegu również do wymiany informacji o złożonych zamówieniach, wysłanych reklamacjach, wpłaconych zaliczkach, przedstawionych zapytaniach ofertowych, rozliczeń wniosków premiowych, kilometrówek albo przesyłaniu dokumentów transportowych lub atestów.

Elastyczność systemu

Dzięki uniwersalnej strukturze systemu elektronicznego obiegu dokumentów każdy plik może być dowolnie opisany, zaklasyfikowany i kategoryzowany wedle wewnętrznych ustaleń firmowych. W praktyce więc można tworzyć nieograniczone niczym bazy danych, bazy użytkowników, wgrywać, modyfikować, przenosić lub usuwać swobodnie wybrane dokumenty. System dopasowuje się do potrzeb swoich użytkowników, czyli stosujących go firm, a przy tym jest bardzo łatwy w ewentualnej edycji swoich funkcjonalności.