Odpowiedzialność za firmę zawsze spada na jej głównego właściciela, nawet jeśli po drodze w drabince kierowniczej są jeszcze stanowiska licznych kierowników, prezesów i członków zarządu. Aby maksymalnie ujednolicić procesy zarządzania firmą, wprowadza się do niej różne działania optymalizacyjne, zarówno na odgórnym, jak i oddolnym poziomie. Takim działaniem może być na przykład optymalizacja procesów związanych z dokumentami, ich obiegiem, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem nimi.
Kompleksowa obsługa dokumentacji
W dużym skrócie taki proces optymalizacyjny polega na wdrożeniu w działalność firmy na przykład elektronicznych faktur, elektronicznych archiwów, baz danych czy też wewnętrznych systemów komunikacji. Wszystkie te rozwiązania mają poprawić nie tylko jakość świadczonych usług, ale również efektywność samych pracowników i bezpośrednio wpływać na lepsze działanie firmy na rynku. Optymalizacja obiegu dokumentów jest w tym segmencie działalności każdej firmy wręcz priorytetowa: łączy w sobie bowiem wszystkie powyższe elementy.
Aby maksymalnie ujednolicić procesy zarządzania firmą, wprowadza się do niej różne działania optymalizacyjne, zarówno na odgórnym, jak i oddolnym poziomie. Takim działaniem może być na przykład optymalizacja procesów związanych z dokumentami, ich obiegiem, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem nimi.
Pracownicy mają jednocześnie dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, ale również:
- mogą tworzyć nowe i wprowadzać je do systemu
- mogą tworzyć nowe projekty (grupy dokumentów) i je modyfikować
- zwiększa się poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych
- wprowadzona jest szybsza i bezpośrednia komunikacja między oddziałami firmy
- umożliwia się kompleksowe zarządzanie dokumentami
- panuje większa kontrola nad wprowadzanymi i zebranymi wcześniej danymi
Każdy typ dokumentu
Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem elastycznym, funkcjonalnym i łatwo dopasowującym się do potrzeb danej firmy. Na sieciowym dysku przechowywane mogą być więc przeróżne dane; najczęściej są to faktury, rachunki oraz umowy zawarte z klientami, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby archiwizować w wersji cyfrowej również inne typy dokumentacji.
Firmy używają elektronicznego obiegu również do wymiany informacji o złożonych zamówieniach, wysłanych reklamacjach, wpłaconych zaliczkach, przedstawionych zapytaniach ofertowych, rozliczeń wniosków premiowych, kilometrówek albo przesyłaniu dokumentów transportowych lub atestów.
Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem elastycznym, funkcjonalnym i łatwo dopasowującym się do potrzeb danej firmy, a na sieciowym dysku przechowywane mogą być więc przeróżne dane.
Elastyczność systemu
Dzięki uniwersalnej strukturze systemu elektronicznego obiegu dokumentów każdy plik może być dowolnie opisany, zaklasyfikowany i kategoryzowany wedle wewnętrznych ustaleń firmowych. W praktyce więc można tworzyć nieograniczone niczym bazy danych, bazy użytkowników, wgrywać, modyfikować, przenosić lub usuwać swobodnie wybrane dokumenty. System dopasowuje się do potrzeb swoich użytkowników, czyli stosujących go firm, a przy tym jest bardzo łatwy w ewentualnej edycji swoich funkcjonalności.
