Koszty uzyskania przychodu – co to jest i jak wpływa na Twój podatek?

W polskim systemie podatkowym pojęcie kosztów uzyskania przychodu (KUP) ma istotne znaczenie dla każdego, kto uzyskuje dochody opodatkowane podatkiem dochodowym. Dzięki nim można bowiem legalnie obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym zapłacić niższy podatek. W praktyce oznacza to, że im wyższe koszty uzyskania przychodu, tym mniejsze zobowiązanie wobec fiskusa.

Czy są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Oznacza to, że jeśli dany wydatek jest bezpośrednio lub pośrednio związany z prowadzoną działalnością zarobkową, można go zaliczyć do kosztów podatkowych z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy, czyli na przykład zabezpieczenia źródła przychodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

W praktyce koszt uzyskania przychodu to między innymi wydatki na zakup materiałów, towarów handlowych, opłaty za media i czynsz, amortyzacja środków trwałych, koszty transportu, usług księgowych, prawnych czy marketingowych. Zalicza się do nich również wynagrodzenia pracowników wraz z pochodnymi oraz wydatki związane z delegacjami i podróżami służbowymi.

Prawidłowe ustalenie kosztów ma ogromne znaczenie dla wysokości należnego podatku. Właśnie dlatego przedsiębiorcy i osoby zatrudnione powinny dokładnie analizować ponoszone wydatki, aby nie pominąć żadnego kosztu, który może pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej

Prowadzący działalność gospodarczą mają dość sporo możliwych do ujęcia wydatków. Przedsiębiorca może odliczyć praktycznie każdy koszt, który ma związek z osiąganym przychodem i jest odpowiednio udokumentowany na przykład fakturą, rachunkiem czy dowodem wewnętrznym.

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy najczęściej zaliczają:

• zakup towarów, materiałów i narzędzi,
• czynsz za lokal, opłaty za prąd, wodę, internet,
• wydatki na reklamę i promocję firmy,
• koszty leasingu i eksploatacji samochodu,
• zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania,
• usługi doradcze, księgowe oraz bankowe, gdy przedsiębiorca zlecił wykonanie określonych czynności.

Warto oczywiście pamiętać, że nie każdy wydatek firmowy automatycznie staje się kosztem podatkowym. Wydatki muszą być definitywne (bezzwrotne) i pozostawać w bezpośrednim lub pośrednim związku z prowadzoną działalnością. Dlatego na przykład zaliczki, zadatki czy wydatki o charakterze prywatnym nie mogą być ujęte w ewidencji jako KUP.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy od osób fizycznych

Z kosztów uzyskania przychodu korzystają również osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub w ramach spółdzielczego stosunku pracy. Pracownik nie musi samodzielnie prowadzić ewidencji. Koszty te są automatycznie uwzględniane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Wysokość kosztów uzależniona jest od miejsca zamieszkania oraz miejsca pracy:

• 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie), gdy pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości,
• 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie), gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest inne niż miejsce pracy,
• 4 500 zł lub 5 400 zł rocznie, gdy pracownik ma więcej niż jeden stosunek pracy i ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli pracownik ponosi wyższe koszty dojazdów niż ustawowy ryczałt, może w zeznaniu rocznym wykazać faktyczne wydatki, pod warunkiem że potwierdzi to imiennymi biletami okresowymi lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty.

Koszt uzyskania przychodu z umów cywilnoprawnych i praw autorskich

W przypadku umów zlecenia i o dzieło stosuje się ryczałtowe koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% uzyskanego wynagrodzenia pomniejszonego o wykazane w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne w rozumieniu odrębnych przepisów.

Osoby, które tworzą utwory chronione prawem autorskim (np. artyści, dziennikarze, programiści, graficy), mogą korzystać z tak zwanych autorskich kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50% z osobiście wykonywanej działalności artystycznej za na przykład przeniesienie prawa własności wynalazku w pierwszym roku trwania licencji. Jednak ich suma w roku podatkowym nie może przekroczyć 120 000 zł.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi być odpowiednio udokumentowany. Dowodami mogą być m.in. faktury VAT, rachunki, dokumenty celne czy dowody wewnętrzne (np. przy opłatach za parkowanie lub dietach służbowych). To pomoże rzetelnie rozliczyć się poprzez program do pit. Nie wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub utrzymania źródła przychodów są kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów.

Dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim i zawierać: datę, dane stron transakcji, wartość operacji, jej opis oraz podpis osoby uprawnionej. W przypadku faktur wystawionych w walucie obcej należy dokonać przeliczenia kwoty na złotówki zgodnie z kursem NBP z dnia poprzedzającego operację.

Koszty uzyskania przychodu a podatek dochodowy

Poprawne ustalenie kosztów uzyskania przychodów ma ogromne znaczenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla pracowników i twórców. Zaniżenie kosztów oznacza wyższy podatek dochodowy, natomiast ich zawyżenie może skutkować koniecznością korekty lub nawet sankcjami ze strony urzędu skarbowego. Dlatego tak ważne jest, aby ewidencjonować wszystkie wydatki w sposób rzetelny i zgodny z przepisami.

Pomocne w tym są nowoczesne narzędzia do rozliczeń online, takie jak portal podatnik.info – pionier e-rozliczeń w Polsce. To najpopularniejszy i najbezpieczniejszy program do PIT, który oferuje prosty i darmowy sposób na wypełnienie oraz wysłanie deklaracji PIT.