Odpowiedzialność za firmę zawsze spada na jej głównego właściciela, nawet jeśli po drodze w drabince kierowniczej są jeszcze stanowiska licznych kierowników, prezesów i członków zarządu. Aby maksymalnie ujednolicić procesy zarządzania firmą, wprowadza się do niej różne działania optymalizacyjne, zarówno na odgórnym, jak i oddolnym poziomie. Takim działaniem może być na przykład optymalizacja procesów związanych z dokumentami, ich obiegiem, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem nimi.

Kompleksowa obsługa dokumentacji

W dużym skrócie taki proces optymalizacyjny polega na wdrożeniu w działalność firmy na przykład elektronicznych faktur, elektronicznych archiwów, baz danych czy też wewnętrznych systemów komunikacji. Wszystkie te rozwiązania mają poprawić nie tylko jakość świadczonych usług, ale również efektywność samych pracowników i bezpośrednio wpływać na lepsze działanie firmy na rynku. Optymalizacja obiegu dokumentów jest w tym segmencie działalności każdej firmy wręcz priorytetowa: łączy w sobie bowiem wszystkie powyższe elementy.

Aby maksymalnie ujednolicić procesy zarządzania firmą, wprowadza się do niej różne działania optymalizacyjne, zarówno na odgórnym, jak i oddolnym poziomie. Takim działaniem może być na przykład optymalizacja procesów związanych z dokumentami, ich obiegiem, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem nimi.

Aby maksymalnie ujednolicić procesy zarządzania firmą, wprowadza się do niej różne działania optymalizacyjne, zarówno na odgórnym, jak i oddolnym poziomie. Takim działaniem może być na przykład optymalizacja procesów związanych z dokumentami, ich obiegiem, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem nimi.

Pracownicy mają jednocześnie dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, ale również:

  • mogą tworzyć nowe i wprowadzać je do systemu
  • mogą tworzyć nowe projekty (grupy dokumentów) i je modyfikować
  • zwiększa się poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych
  • wprowadzona jest szybsza i bezpośrednia komunikacja między oddziałami firmy
  • umożliwia się kompleksowe zarządzanie dokumentami
  • panuje większa kontrola nad wprowadzanymi i zebranymi wcześniej danymi

Każdy typ dokumentu

Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem elastycznym, funkcjonalnym i łatwo dopasowującym się do potrzeb danej firmy. Na sieciowym dysku przechowywane mogą być więc przeróżne dane; najczęściej są to faktury, rachunki oraz umowy zawarte z klientami, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby archiwizować w wersji cyfrowej również inne typy dokumentacji.

Firmy używają elektronicznego obiegu również do wymiany informacji o złożonych zamówieniach, wysłanych reklamacjach, wpłaconych zaliczkach, przedstawionych zapytaniach ofertowych, rozliczeń wniosków premiowych, kilometrówek albo przesyłaniu dokumentów transportowych lub atestów.

Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem elastycznym, funkcjonalnym i łatwo dopasowującym się do potrzeb danej firmy, a na sieciowym dysku przechowywane mogą być więc przeróżne dane.

Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem elastycznym, funkcjonalnym i łatwo dopasowującym się do potrzeb danej firmy, a na sieciowym dysku przechowywane mogą być więc przeróżne dane.

Elastyczność systemu

Dzięki uniwersalnej strukturze systemu elektronicznego obiegu dokumentów każdy plik może być dowolnie opisany, zaklasyfikowany i kategoryzowany wedle wewnętrznych ustaleń firmowych. W praktyce więc można tworzyć nieograniczone niczym bazy danych, bazy użytkowników, wgrywać, modyfikować, przenosić lub usuwać swobodnie wybrane dokumenty. System dopasowuje się do potrzeb swoich użytkowników, czyli stosujących go firm, a przy tym jest bardzo łatwy w ewentualnej edycji swoich funkcjonalności.

Podziel się.
Google+